SALES offre alle aziende la gestione della pianificazione operativa per conto del cliente sia relativamente ai servizi che ai progetti.
La pianificazione operativa aziendale a sua volta si suddivide in diverse fasi, ovvero:
- Identificazione dei problemi e delle opportunità;
- Condizioni di disponibilità di risorse e previsione;
- Formulazione di piani alternativi;
- Valutazione di piani alternativi;
- Confronto di piani alternativi;
- Selezione di un piano.
È importante sottolineare la natura iterativa di questo processo.
Man mano che vengono acquisite maggiori informazioni, potrebbe essere necessario ribadire alcuni dei passaggi precedenti. I sei passaggi, sebbene presentati e discussi in modo sequenziale per facilità di comprensione, di solito si verificano in modo iterativo e talvolta simultaneo. Le iterazioni delle fasi sono condotte secondo necessità per formulare piani efficienti, efficaci, completi e accettabili.
Il servizio SALES viene erogato mediante l’ausilio di un ufficio dedicato alla pianificazione che:
-
pianifica con il Cliente gli appuntamenti degli interventi tecnici utilizzando opportuni strumenti operativi.
-
definisce per tempo le risorse umane e gli strumenti necessari all’intervento.
Una pianificazione di servizio e/o di progetto documenta tutto ciò che riguarda la sequenza temporale che lo caratterizza, ovvero:
Attività, l'elenco dettagliato delle attività (e delle sotto-attività) che devono essere completate per concludere - con successo - un servizio o un progetto.
Scadenze, l'elenco delle singole scadenze previste per ogni attività. Esse permettono di completare il servizio o progetto nei tempi previsti.
Punti chiave, l'elenco dei punti cardine del servizio o progetto. Essi possono essere utilizzati per monitorare lo stato di avanzamento del servizio o progetto o evidenziare eventi importanti.
A seconda della piattaforma utilizzata per gestire la pianificazione di un servizio o progetto, SALES può inserire altri aspetti essenziali per il suo completamento come:
Risorse, le risorse necessarie per la realizzazione di un servizio o progetto. Ad esempio, le persone, le attrezzature, gli strumenti di gestione del servizio o progetto, ecc.
Requisiti, la definizione degli standard richiesti per completare un servizio o progetto (come le certificazioni o le autorizzazioni di sicurezza).
Budget, la stima del costo totale di un servizio o progetto, includendo le spese per la manodopera, l'approvvigionamento di materiali, ecc.
Stakeholder, l'indicazione dei principali stakeholder coinvolti nel servizio progetto (come i membri del team, i clienti e gli investitori).
Grazie a una pianificazione di servizio o progetto SALES garantisce di:
Rispettare le scadenze.
Definendo una pianificazione di servizio o progetto si riesce a completarlo in tempo. Questo perché una pianificazione di servizio o progetto fornisce una chiara definizione delle scadenze per ogni singola attività e le risorse necessarie per completarle con successo.
Rispettare il budget.
Sappiamo che, ogni servizio o progetto, può – per qualsiasi motivo – superare di gran lunga il budget prefissato. Ecco che una pianificazione del servizio o progetto aiuta a stimare le risorse necessarie per consegnarlo. In questo modo, man mano che il servizio o progetto procede, sarà semplice essere a conoscenza di quanto si sta spendendo e identificare rapidamente potenziali problemi di budget.
Evitare i colli di bottiglia.
Individuando tempestivamente potenziali problemi, è possibile adottare misure per risolverli prima che comportino ulteriori ritardi.
Creare una pianificazione di servizio o progetto non è semplice, soprattutto se il servizio è di natura complessa o se il progetto in questione è di grande dimensione. SALES supporta il cliente seguendo sei passaggi fondamentali
1
Definire l'ambito del servizio o del progetto.
L’ambito del servizio o del progetto definisce esattamente che cosa riceverà il cliente. In questa fase si va a definire i risultati del servizio/progetto, le attività, i requisiti tecnici e i criteri di accettazione. Ciò viene svolto per garantire che tutti i membri del team abbiano una chiara comprensione di ciò che il servizio/progetto comporta.
2
Elencare le attività del progetto.
La pianificazione del servizio/progetto viene spesso utilizzata assieme alla definizione della struttura di assegnazione del lavoro, in modo tale da suddividere il progetto in piccoli passaggi gestibili.
3
Identificare le attività dipendenti tra loro.
Le dipendenze delle attività si verificano quando un’attività dipende da un’altra. Ciò sta a significare che un’attività deve essere completata prima che un’altra possa iniziare.
4
Stabilire i punti chiave di un servizio/progetto.
I punti chiave di un servizio/progetto sono quei traguardi che vengono definiti per monitorare gli avanzamenti e i progressi del servizio/progetto stesso.
5
Assegnare le responsabilità.
Il passaggio successivo per la creazione della pianificazione del servizio/progetto è assegnare le responsabilità ai membri del team e assicurarsi che essi ne siano consapevoli.
6
Monitorare, valutare e adattare la pianificazione di servizio/progetto.
In un mondo perfetto i servizi/progetti funzionano senza intoppi, ma non è così. È importante monitorare la pianificazione del servizio/progetto ed eventualmente apportare azioni correttive alla pianificazione per adattarla alle esigenze del cliente.
