Il Back Office si riferisce a tutte quelle attività che contribuiscono alla gestione operativa aziendale, come data entry, archiviazione documentale e digitale, postalizzazione, gestione database e anagrafiche, e-mail e reclami, quality check. Include prassi, tecniche e procedure di supporto al core business, che non sono sempre visibili al cliente finale ma che rivestono un ruolo primario nella realizzazione di prodotti e/o servizi.
È un ingranaggio fondamentale della linea produttiva, che coinvolge in maniera trasversale le figure professionali aziendali e che si attiva ogni volta che viene effettuata una richiesta alle strutture di front office (in cui la relazione con il cliente è diretta), garantendone la soddisfazione.
Oltre a questo, il Back Office svolge altre 2 funzioni essenziali per l’azienda:
- Individuare e implementare strumenti e attività che ottimizzano il workflow aziendale e migliorano le performance di servizio;
- Organizzare la struttura aziendale in modo da prevedere e risolvere in anticipo le eventuali criticità gestionali.
Data Entry per gestione database e anagrafiche
L’attività di Data Entry consiste nell’acquisizione, inserimento e gestione dei database aziendali e delle anagrafiche. Il Back Office svolge un ruolo operativo essenziale, in quanto l’inserimento corretto dei dati e il costante aggiornamento di ogni singola anagrafica consente all’azienda di profilare le liste per raggiungere specifici obiettivi di business.
Un esempio è la profilazione per iniziative commerciali, in cui l’azienda utilizza le liste di contatti per campagne di marketing. Un target profilato correttamente è, infatti, potenzialmente più redditizio, perché più predisposto a recepire il messaggio promozionale e a stabilire un contatto diretto. Inoltre, un’efficace attività di Data Entry permette alle aziende di curare in maniera efficace la relazione con il cliente, farlo sentire al centro dell’attenzione. In altre parole, facilita il processo di fidelizzazione.
Back Office per gestione email e reclami
La gestione delle email aziendali, sia in entrata che in uscita, ha raggiunto numeri cresciuti in maniera esponenziale negli ultimi anni. L’attività di Back Office si occupa di gestire tutta questa quantità di comunicazioni (reclami, campagne di e-mail marketing, newsletter, coupon e materiali promozionali) in modo efficace, facendo risparmiare all’azienda tempo e risorse verso altre attività produttive.
Il Back Office per il Quality Check
Il Quality Check riguarda la verifica su ogni vendita effettuata. Il Back Office in questo caso si occupa di ricontattare i clienti con lo scopo di riepilogare le caratteristiche dei prodotti o servizi acquistati e verificare la correttezza procedurale della vendita del prodotto/servizio. Attraverso il Quality Check l’azienda raggiunge 2 obiettivi: assicurare l’alta qualità dell’assistenza post-vendita e migliorare i livelli dei servizi interni.
In definitiva SALES offre ai propri clienti i seguenti servizi:
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- Strumento informatico di gestione ERP customizzato
- Manager gestionale per il coordinamento del team di back office sulla base di un processo condiviso con il cliente
- Team di back office per la trasformazione delle opportunità in offerte ed invio di queste ultime al cliente finale
- Team di back office per attività di customer care via telefono e via email
- Team di back office per la gestione delle scadenze contrattuali e dei relativi rinnovi
- Team di back office per il monitoraggio delle offerte emesse e l’aggiornamento continuo relativo al loro stato di avanzamento
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